عشر قواعد ذهبية لمديري المشاريع الجدد

 القاعدة الأولى: إعداد دراسة جدوى قوية

تأكد من وجود دراسة جدوى قوية لمشروعك، بدعمٍ رفيع المستوى من راعي المشروع. تُعدّ دراسة الجدوى مبرراً للمشروع، ويجب أن تُفصّل الفوائد المتوقعة. هذا ما يُمكّن جميع المشاركين في المشروع من التركيز عليه، وهو السبب الرئيسي لتنفيذه. تُساهم المشاريع في نقلنا من حالة إلى أخرى من خلال إحداث تغيير أو إنتاج منتج أو تحقيق أي نتيجة مطلوبة، وتُوضّح دراسة الجدوى السبب وراء ذلك.

تقول راشيل أغييسي، الخبيرة الاقتصادية والمديرة التنفيذية لشركة Report Content Writer: "القصة الجيدة لا تُنسى. ودراسة الحالة هي في جوهرها قصة نجاح. تُعتبر قصة النجاح التجارية المكتوبة بأسلوب جيد من أكثر الطرق فعاليةً لرسم صورة ذهنية للنتائج القابلة للتحقيق في ذهن العميل المحتمل." تأكد من وجود دراسة جدوى جيدة لمشروعك.

القاعدة الثانية: تحديد عوامل النجاح الحاسمة لمشروعك

حدد مع عميلك عوامل النجاح الحاسمة التي ستجعل المشروع ناجحاً. تأكد من قابليتها للقياس، على سبيل المثال، "خفض تكلفة المواد الخام بنسبة 15% بحلول نهاية عام 2011". استخدم هذه العوامل في نهاية المشروع لقياس نجاحك. هذا هو المهم، وهذه هي العناصر الأساسية التي يجب أن يُحققها المشروع. جميع المسائل الأخرى ثانوية بالنسبة لهذه العوامل، لأن عوامل النجاح الحاسمة تُشكل فعليًا العقد مع عميلك.

من الأسئلة المفضلة لديّ: "في 25 كلمة أو أقل، ما هي عوامل النجاح الحاسمة لمشروعك؟"

القاعدة 3: ضع خطة مشروع جيدة

الوقت المُستثمر في التخطيط هو وقت مُستثمر جيدًا - كما يُقال. تأكد من وجود خطة مشروع مُفصلة بما يكفي ليفهم جميع المعنيين اتجاه المشروع. تُوفر خطة المشروع الجيدة الفوائد التالية:

معالم المشروع ومخرجاته موثقة بوضوح.

جدول زمني واقعي ومناسب.

طريقة لإعداد تقديرات دقيقة للتكاليف.

خطة موارد مُفصلة.

نظام إنذار مُبكر، يُتيح رؤية أي تأخير في إنجاز المهام.

طريقة للحفاظ على تركيز فريق المشروع وإطلاعه على سير العمل. سيؤدي غياب التخطيط إلى مشاكل. تأكد من تضمين هامش احتياطي في أي تقدير. أوصي بنسبة تتراوح بين 10 و15%. أفضل أن أكون متشائمًا بعض الشيء وأُنجز العمل مبكرًا، بدلًا من أن أكون متفائلًا جدًا وأُنجز العمل متأخرًا. لكن احذر؛ فإضافة هامش احتياطي كبير جدًا والتقليل من تقدير الوقت لا يقل سوءًا عن تجاوزه.

النقطة العاشرة في قائمة ريك كليم "أهم عشرة أشياء تُسمع في مشاريع البرمجيات الفاشلة": "خطة مشروع؟ هذا المشروع بسيط جدًا لدرجة لا تستحق عناء وضع خطة!" خطأ فادح لا يرتكبه أي مدير مشروع كفء.

القاعدة الرابعة: إدارة التوقعات

إدارة التوقعات هي النشاط الأول لمدير المشروع. إحدى طرق القيام بذلك هي تقسيم المشاريع إلى أجزاء أصغر أو مشاريع فرعية ذات مراحل رئيسية ومخرجات متكررة - وهو ما يُعرف عادةً بنهج "أجايل". بهذه الطريقة، تُدير التوقعات من خلال تقديم مخرجات منتظمة، وإطلاع العميل على سير العمل. يضمن هذا النهج تلبية المشروع لتوقعات العملاء من خلال إطلاعهم مبكرًا على ما يتم بناؤه، وإتاحة الفرصة لهم لطرح أسئلتهم واستفساراتهم.

وكما قال الممثل بروس بينيت: "تختلف احتياجات وتوقعات العملاء اختلافًا كبيرًا". لا تفترض أنك تعرف احتياجات عملائك، حتى لو كنت قد أدرت مشاريع مماثلة - اكتشفها بنفسك!

القاعدة الخامسة: حافظ على حماس فريقك

سيبذل الفريق المتحمس قصارى جهده لتسليم المشروع في الوقت المحدد، وضمن الميزانية، وبأعلى جودة. حافظ على حماس فريقك من خلال إشراكهم في جميع مراحل المشروع، والتخطيط لمراحل رئيسية متكررة لمساعدتهم على الشعور بالتقدم. التواصل مهم هنا - لذا أخبر فريقك عندما يكون أداؤهم جيدًا، وليس فقط عندما يكون أداؤهم سيئًا.

قال لي إياكوكا، المعروف بإحيائه لشركة كرايسلر في ثمانينيات القرن الماضي: "التحفيز هو كل شيء. يمكنك القيام بعمل شخصين، لكن لا يمكنك أن تكون شخصين. بدلاً من ذلك، عليك أن تلهم الشخص الذي يليه في التسلسل الهرمي، وأن تجعله بدوره يُلهم فريقه". إن الحفاظ على تحفيز فريقك يُؤتي ثماره.

القاعدة السادسة: تواصل ولا تفترض أي شيء

هناك مقولة شائعة: "لا تفترض أي شيء"، وهذا ينطبق بشكل خاص على إدارة المشاريع. فالتواصل الجيد مع العملاء والمستخدمين النهائيين والجهة الراعية، وخاصة فريق المشروع، أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع.

هل يفهمك جميع أعضاء الفريق؟

هل يعرفون بالضبط ما هو متوقع منهم، أم أنك افترضت أنهم يعرفون؟

هل يتواصلون بشكل جيد فيما بينهم، ومع العميل، ومع الأقسام الأخرى؟

لا يُمكن المُبالغة في أهمية التواصل الجيد، لذا تأكد من التواصل باستمرار مع جميع أصحاب المصلحة. لا تفترض أن الناس يفهمون ما هو متوقع منهم.

تجنّب النقطة التاسعة في قائمة ريك كليم "أهم عشرة أشياء تُسمع في مشروع برمجي فاشل": "بما أنني لم أسمع خلاف ذلك، فقد افترضت أن كل شيء يسير على ما يرام". هذه علامة على فشل مدير المشروع في التواصل.

بفعالية.

القاعدة 7: قل لا!

إن كلمة "لا" هي أثمن كلمة وأقلها استخدامًا في قاموس مدير المشروع. لا تعد أبدًا بشيء تعلم أنك لا تستطيع الوفاء به، فهذا سيضمن لك مشاكل لاحقًا. كن حازمًا مهما كانت أهمية الشخص الذي أمامك - سيشكرك على ذلك لاحقًا. إذا لم يفعل، فربما أنت في الوظيفة الخاطئة. إذا قلت "لا"، فكن حازمًا ومستعدًا لتبرير أسباب قرارك.

قال صموئيل داش، المعروف بدوره كمستشار رئيسي للجنة ووترغيت في مجلس الشيوخ: "تعلم قول "لا" في المواقف التي يصعب فيها قول "لا"، حيث قد يعني ذلك فصلك من العمل. قل "لا" على أي حال، لأنه قد يفتح لك آفاقًا أوسع."

القاعدة 8: تجنب التوسع غير المخطط له في نطاق المشروع

يُعد التوسع غير المخطط له في نطاق المشروع أحد أكثر الأسباب شيوعًا لتجاوز المشاريع للميزانية وتأخر التسليم. غالبًا ما ينسى العملاء أنك بذلت جهدًا وعملًا إضافيًا. تأكد من تحديد التوقعات في بداية المشروع وتحديد ما هو داخل نطاق المشروع وما هو خارجه بوضوح. سجل ذلك في وثائق المشروع الرئيسية. لا تفترض أن العميل سيقرأ هذه الوثائق ويفهمها. أنصحك بقضاء ساعة على الأقل مع العميل لشرح المشروع له والتأكد من فهمه لنطاقه وموافقته عليه. لا تتابع العمل دون موافقة صريحة.

في النقطة الخامسة من قائمة ريك كليم "أهم عشرة أشياء تُسمع في مشاريع البرمجيات الفاشلة": "هذا التغيير البسيط لن يؤثر على شيء". هذا خطأ! التغييرات الصغيرة تتراكم وتؤدي إلى تجاوزات في الميزانية والجدول الزمني. تجنب ذلك!

القاعدة التاسعة: تحديد المخاطر التي تواجه مشروعك

لا أحد يحب التفكير في المخاطر، خاصة في المراحل الأولى من المشروع. مع ذلك، تجنب إدارة المخاطر على مسؤوليتك. أنصحك بإعداد سجل للمخاطر مع خطة عمل للحد من كل خطر. أرسل خطة المخاطر إلى جميع أصحاب المصلحة في مشروعك، وخصص وقتًا لمناقشتها معهم. معرفة الإجراءات التي ستتخذها في حال حدوث الأسوأ يُخفف التوتر بشكل كبير.

يقول بارت جوت، المؤسس والمستشار في شركة كونسيليو: "فوائد إدارة المخاطر في المشاريع هائلة. يمكنك تحقيق مكاسب مالية كبيرة إذا تعاملت مع أحداث المشروع غير المتوقعة بشكل استباقي". لا تدع المخاطر تتسلل إليك وتعرقل مشروعك.

القاعدة العاشرة: أغلق مشروعك

بحكم طبيعتها، للمشاريع عمر محدد. المشروع الذي لا يُغلق سيستمر في استهلاك الموارد. في نهاية المشروع، اتفق مع العميل على ما إذا كانت عوامل النجاح الأساسية قد تحققت. اطلب منه الموافقة النهائية، وإلا فقم بتصحيح أي قصور. أفضل استخدام نموذج قبول العميل، الذي أقدمه إلى مكتب إدارة المشاريع. في هذه المرحلة، يمكنك أن تطلب من عميلك ملء استبيان رضا العملاء. قد يقدمون معلومات قيّمة تساعدك على التحسين في المشاريع المستقبلية.

يقول مانجيت سينغ في كتابه "دليل سريع لإدارة المشاريع": "خلال عملية الإغلاق، تُقرّ رسميًا بالمخرجات وتُنهي المشروع أو مراحله. كما تُراجع المشروع ونتائجه مع فريقك وأصحاب المصلحة الآخرين. وفي نهاية المشروع، تُعدّ وثيقة إغلاق رسمية وتقرير تقييم المشروع."

وختامًا...

إنّ وظيفة مدير المشروع مليئة بالتحديات، ولكن لا داعي للقلق إذا اتبعت هذه القواعد العشر الذهبية. نتمنى لك التوفيق في مسيرتك كمدير مشروع!